Schreiben eines Sicherheitsbeauftragten

[Thunderskull]

Salve Leute,

ich habe einen Kurs machen müssen (den ich nicht bedauere) das ich nun offiziell ein Sicherheitsbeauftragter bin.
Die Aufgaben sind unter anderem auf Sicherheitslücken hinzuweisen.
Dies muss schriftlich erfolgen um einen Nachweis erbringen zu können was man als SB gemacht hat.
Hier is der Knackpunkt ich hab diverse Punkte aber keinen Plan wie ich ein solches Schreiben aufsetze.
Im Netzt hab ich bislang nichts vernünftiges finden können. Ist hier Jemand Selbst SB und oder kann mir einen Tipp geben?

 

[Phill]

Nein,
aber wenn du weißt wies geht, dann verfass doch gleich ein solches Schreiben an die Administratoren des Vereinten Forums bezüglich der Sicherheitslücken in der Anmeldeprozedur...

 

[Wilma]

Salve Leute,

ich habe einen Kurs machen müssen (den ich nicht bedauere) das ich nun offiziell ein Sicherheitsbeauftragter bin.
Die Aufgaben sind unter anderem auf Sicherheitslücken hinzuweisen.
Dies muss schriftlich erfolgen um einen Nachweis erbringen zu können was man als SB gemacht hat.
Hier is der Knackpunkt ich hab diverse Punkte aber keinen Plan wie ich ein solches Schreiben aufsetze.
Im Netzt hab ich bislang nichts vernünftiges finden können. Ist hier Jemand Selbst SB und oder kann mir einen Tipp geben?

grundsätzlich wäre es ganz interessant zu wissen für was du sicherheitsbeauftragter bist.
https://de.wikipedia.org/wiki/Sicherheitsbeauftragter

wir haben aufgrund der unternehmensgröße auch ne SiFa für arbeitssicherheit, der afaik die SB unterstellt sind. Falls ihr sowas auch habt, würde ich den mal fragen.
ansonsten würde ich bei dem institut anrufen, bei dem du die schulung absolviert hast. spätestens der dozent sollte das wissen.

mich wundert, dass es für dein problem nicht tonnenweise vorlagen oder richtlinien im netz gibt. wenn ich in meiner eigenschaft als datenschutzbeauftragter mal nicht weiter weiß, frage ich direkt die zuständige landesdatenschutzbehörde.

 

[b-a-d-b-o-y]

Erstaunlich, dass du bei einer "Schulung" keine Infos dazu bekommen hast. Wenn du keine Vorlagen hast, dann solltest du das Formlos machen, oder dir deine eigene Form definieren. Da du aber deinen Vorgesetzen unterstellt bist in der Hinsicht, kann du aber auch einfach diesen Fragen in welcher Form er diese Informationen benötigt/haben will.

Schau mal hier gibts diverse Informationen und Broschüren.
http://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/i-8503.pdf

Checklisten für dich.
http://etf.bgetem.de/cgi-bin/r30msvcshop_anzeige.pl?&var_hauptpfad=../htdocs/r30/vc_shop/&var_fa1_select=var_fa1_select||53|&var_te1=1|&var_te13_select=var_te13_select||11|&var_html_folgemaske=r30msvcshop_anzeige.html
und
http://www.bghm.de/arbeitsschuetzer/praxishilfen/checklisten/
und meinetwegen auch
http://wwwmverlag.org/fileadmin/user_upload/ppm-online.org/downloads/gratis-downloads/pflegedienst/Checkliste_Hausrundgang_der_Sicherheitsbeauftragten.pdf

 

[Havoc]

Ansonsten hätt ich noch vorgeschlagen, dass du eventuell noch dazu schreibst, woran du diese Mängel festmachst, also:

- Im Eingangsbereich muss eine überdachte Treppe mit mindestens 10 Stufen sowie ein Aschenbecher errichtet werden. Im Falle einer hydraulischen Hebebühne muss diese mit einem Totmannschalter am höher gelegenen Ende versehen werden. Weil, wegen der Sicherheit und weil DIN fünfhundertdrölfzig sagt so! Isso Bruder, isso!

 

[Wilma]

Erstaunlich, dass du bei einer "Schulung" keine Infos dazu bekommen hast. Wenn du keine Vorlagen hast, dann solltest du das Formlos machen, oder dir deine eigene Form definieren. Da du aber deinen Vorgesetzen unterstellt bist in der Hinsicht, kann du aber auch einfach diesen Fragen in welcher Form er diese Informationen benötigt/haben will.

ist das so? viele beauftragte wie zb ich sind qua gesetz in ihrem aufgabenbereich explizit weisungsfrei.

 

[b-a-d-b-o-y]

Ich bin auch Datenschutzbeauftragter und ich bin nicht explizit weisungsfrei, sondern unterstehe der Geschäftsführung (diese meinte ich mit Vorgesetzten)! Ich bin ja auch nur für diese in Sachen Datenschutz als verlängerter Arm sozusagen tätig. Und diese haben auch das letzte Wort, da sie für Verstöße haften...

Selbiges (also Unterstellt der Geschäftsführung) meine ich habe ich heute im Gesetz für den Sicherheitsbeauftragten gelesen. Letztendlich auch logisch, du weist ja auch nicht die Buchhaltung drauf hin, das z.b. die Aussentreppe eine Überdachung braucht, da sonst Rutschgefahr besteht, sondern die Geschäftsführung.

 

[Wilma]

Ich bin auch Datenschutzbeauftragter und ich bin nicht explizit weisungsfrei, sondern unterstehe der Geschäftsführung (diese meinte ich mit Vorgesetzten)! Ich bin ja auch nur für diese in Sachen Datenschutz als verlängerter Arm sozusagen tätig. Und diese haben auch das letzte Wort, da sie für Verstöße haften...

Selbiges (also Unterstellt der Geschäftsführung) meine ich habe ich heute im Gesetz für den Sicherheitsbeauftragten gelesen. Letztendlich auch logisch, du weist ja auch nicht die Buchhaltung drauf hin, das z.b. die Aussentreppe eine Überdachung braucht, da sonst Rutschgefahr besteht, sondern die Geschäftsführung.

Ne. Weisungsfrei bedeutet, dass du im Rahmen deiner Aufgabe selbstständig nach eigenem ermessen agiert. Dabei berichtest du direkt an die Geschäftsführung. Du kannst auch nur empfehlen, was zu tun sein sollte. Befehlen kann das dann eben nur die GF- oder auch nicht.

 

[Ka$$aD]

Mach dir einfach selber eine Vorlage, druck die 100x aus und schreib mit Kugelschreiber rein.
Ganz oben "Bericht Nr." so und so. Dann weißt du selber, wie fleißig du warst oder eben nicht.
Oben ein großer Kasten "Sicherheitslücke" oder "Festgestellter Sicherheitsmangel" Da kommt rein, was du zu bemängeln hast. Meinetwegen auch, gegen welche Auflagen der Mangel verstößt.
Drunter ein großer Kasten "Verbesserungsvorschlag" o.Ä.. Da schreibst du rein, wie die Situation besser gelöst werden könnte. Falls dir nichts einfällt oder das nicht dein Job ist, lass es leer bzw. hau den Kasten wieder weg. Dann hat das ganze eben nur DinA5 Format.
Ganz unten das Datum und deine Unterschrift.
Fertig.

In manchen Firmen werden Verbesserungsvorschläge auch nur als Einzeiler eingereicht.

 

[Wilma]

doppelpost

 

[Thunderskull]

Hi Leute, schonmal für die Antworten

Ich bin quasi für ein Gebäudekomplex verantwortlich, alle Gewerke.

Sprich egal was mir auffällt melden. Ich kann auch nur melden und eine Empfehlung schreiben, damit wäre die arbeit getan. Nur muss die wegen der Nachweisbarkeit schriftlich erfolgen.

Als Beispiel habe ich derzeit das Thema Brandschutztüren die ständig blockiert werden.

Ich schreib in den nächsten tagen mal etwas und poste es hier

 

[Sven]

Erstmal: Schriftlich bedeutet auf Papier oder geht das auch als Email?

Dann: Das geht an deine(n) Vorgesetzte(n)? Also egal ob du jetzt weisungsfrei bist oder nur an den Chef berichtest?

Grundsätzlich: Eigentlich formlos (es sei denn da bestehen irgendwelche innerbetriebliche Vorschriften für die Kommunikation), etwa

'Hallo X, hallo Y,

in meiner Funktion als Sicherheitsbeauftragter habe ich folgende Beobachtungen machen müssen:

Danach sei möglichst prägnant, auf den Punkt. Lass überflüssige Informationen weg aber bedenke, dass deine Vorgesetzen möglicherweise nicht dein Fachwissen haben.
Schreib keine Romane, im Zweifel einfach eine Auflistung -> Chefs haben keine Lust und keine Zeit viel zu lesen, sie wollen informiert werden.

Begründe was du meldest (was im Fall von zugestellten Brandschutztüren nicht notwendig sein dürfte). Generell solltest du dafür nur ein bis zwei Sätze schreiben, es sei denn es ist komplizierter. Auch hier: Fasse dich kurz und geh auf den Punkt. Zitiere im Zweifel Vorschriften (oder verweise/verlinke auf sie) und weise auf die Risiken bei Nichtbefolgung (auch auf die im Schadensfall (Versicherung)) hin.

Mach Vorschläge zur Abhilfe und setze dabei auf systemische Lösungen (also nicht nur das Symptom bekämpfen, sondern die Ursache). Stell dir die Frage warum diese Türen ständig blockiert werden. (So etwas erfreut deinen Chef, dann muss er nicht selbst nachdenken)
Fehlt Platz? Dann könnte man vorschlagen das Problem dadurch zu lösen eine oder mehrere dedizierte Stellen freizuschaufeln die fortan für das Abstellen der Dinge vorgesehen ist.
Ist es einfach nur Bequemlichkeit? Denke über eine farbliche Kennzeichnung des Bereichs nach. Mit rotem Klebeband eine Art 'Halteverbot' auf den Boden?
Gehe dabei immer vom dümmsten anzunehmenden Mitarbeiter aus und versuche dir auszudenken, wie du es verhinderst, dass genau dieser Mitarbeiter das macht was du nicht willst.

So was in der Art...

Dann 'forderst' du noch eine Frist ein, bis zu der du dir eine Antwort/Entscheidung/Reaktion erwartest. Bei einem Vorgesetzen sollte die aber in etwa lauten

... bitte ich um eine Antwort bis zum [Datum].

Danach kommt einfach deine Emailsignatur oder ein MfG.

 

[Thunderskull]

Da wir der Dienstleister für unseren Kunden sind wird dieser mit informiert.

Der Verteiler besteht aus der Gebäude Mieterin (Sitemanagerin) dem Gebäude Eigentümer, mein Vorgesetzter, mein Chef und mein Kollege.

Die Schreiben erfolgen per Mail und gelten durch das Kundensystem als annerkanntes Nachverfolgungssystem.

Ich kann per Outlook den Schriftverkehr speichern und es wird gleichzeitiig der komplette Mailverkehr ausgedruckt und in einem Sonderordner abgeheftet.

Hier mal ein Versuch:

Thema: Brandschutztüren

Sehr geehrte Damen und Herren,

Als Sicherheitsbeauftragter ist es meine Pflicht sie über akute und mögliche Sicherheitsprobleme zu informieren.
Ich habe vermehrt beobachtet wie diverse Brandschutztüren im Gebäude immer wieder blockiert werden und ihre Schutzfunktion so nicht erfüllen können.

Die derzeit häufigsten Türen sind:

- BTA 3.UG BST Kneipe zum Bunkerflur Tür wird im offenen Zustand abgeschlossen)
- BTA 1. UG BST Getränkelager (wird verkeilt)
- BTA 1. UG BST Küchenlager (wird mit Mülltonne verkeilt)
- BTB 2. OG BST Stehcafe (Blockade mit Getränkekästen)

Sobald ich eine blockierte Türe vorfinde verschließe ich sie, jedoch kann ich nicht immer alle Türen den ganzen Tag kontrollieren.

Meine Empfehlung wäre alle entsprechenden Mitarbeiter sowie Trainer auf diese Thema nochmals drauf hinzuweisen.

Ich bitte um ein kurze Rückantwort zur Kentnissnahme.

Mit freundlichen Grüßen Blablub

[Hier Signatur einfügen]

 

[.deviant]

Thema: Brandschutztüren

Sehr geehrte Damen und Herren,

Als Sicherheitsbeauftragter ist es meine Pflicht, Sie über akute und mögliche Sicherheitsprobleme zu informieren.
Ich habe vermehrt beobachtet, wie diverse Brandschutztüren im Gebäude immer wieder blockiert werden und ihre Schutzfunktion so nicht erfüllen können.

Die derzeit häufigsten Türen sind:

- BTA 3._UG BST Kneipe zum Bunkerflur Tür, wird im offenen Zustand abgeschlossen)
- BTA 1. UG BST Getränkelager (wird verkeilt)
- BTA 1. UG BST Küchenlager (wird mit Mülltonne verkeilt)
- BTB 2. OG BST Stehcafe (Blockade? mit Getränkekästen)

Sobald ich eine blockierte Türe vorfinde, verschließe ich sie, jedoch kann ich nicht immer alle Türen den ganzen Tag kontrollieren. (streichen, das klingt ja wie ein trotziges kleines Kind)

Meine Empfehlung wäre alle entsprechenden Mitarbeiter, sowie Trainer auf diese Thema nochmals drauf hinzuweisen.

Ich bitte um ein kurze Rückantwort zur Kentnissnahme.

Mit freundlichen Grüßen Blablub

[Hier Signatur einfügen] :

 

[Thunderskull]

Ich sollte nicht schreiben wenn ich müde bin..

 

[Sven]

Das mit dem Nachtraining ist die fast immer gewählte Variante - sie behebt aber das Problem nicht.

Ich bin unter anderem Auditor für einige unserer Lieferanten und du glaubst nicht, wie oft dieses Stereotyp 'Wir werden unsere Mitarbeiter erneut trainieren' da kommt.
Es. Bringt. Nichts.

Gehe an die Ursache heran: Warum werden diese Türen blockiert?
Vermutlich Bequemlichkeit. Was kann dagegen unternommen werden? Alarm der nach, sagen wir, 5 Minuten offen stehender Tür, losgeht?
Habe ich noch eine andere Option, der Bequemlichkeit entgegen zu treten? Kann ich sie zulassen und durch eine technische Änderung unwichtig machen? Bei uns gibt es solche Türen die durch Elektromagnete offen gehalten werden. Im Alarmfall werden die Magnete stromlos gemacht, die Türe fällt zu.

 

[Thunderskull]

Das sind Türen mit FSA davon haben wir einige.
Das umrüsten der Türen auf FSA würde die Bank nicht mitmachen nur weil einige Leute (eine 2. Firma die als Dienstleister wie wir ür die Bank arbeitet) zu faul sind.
Es muss sich nicht mal was ändern, primär geht es mir darum meine Aufgabe des meldens erüllt zu haben.
Dieses ,,Training" kann nur noch von der Bank selbst kommen da alle Versuche zu reden mit der Firma und den einzelnen Mitarbeitern fürn Arsch war.
Wenn was passiert und es brennt und die Versicherung bekommt spitz die Türe war blockiert zahlt die nicht.
Das Geld holt man sich beim Verursacher wieder.
Und wenn man mich fragt tadaa hab ich gemeldet guckst du hier ihr habt nichts gemacht nicht mein Problem.

 

[Sven]

Damit machst du dich aber zum 'Büttel' - Typ deutscher Beamter: Ich habe meine Aufgabe erfüllt, alles andere ist mir komplett egal.
In deinem Job würde ich, wäre ich dein Chef, von dir aber erwarten Eigenleistung, auch in Form von 'Denken', einzubringen

 

[Neo`]

Kommt drauf an was sein Chef von ihm erwartet, ob er auch fürs Denken "bezahlt" wird.

Klingt jetzt grauenhafter als ich es meine, natürlich ist Eigenleistung und selbstständiges Denken immer gut aber wird dies auch bei ihm honoriert? Vielleicht gibt es eine weitere Instanz die dann seine aufgedeckten Fehler "beseitigt". Ich würde das, als sein Chef, auch so wie du sagst von ihm erwarten aber wir beide sind nicht seine Chef´s daher soll er seine Arbeitsaufgabe erfüllen, wie weit diese gehen soll kann er uns ja sagen.

 

[Thunderskull]

Du verstehst das ein wenig falsch (erläute ich auf Anfrage gern per PN) ich versuch soviel wie möglich an Sicherheits ins Haus zu bringen, da ich aber nicht Weisungsbefugt bin sondern nur Berater ist es mit meiner Empfehlung bereits getan da ich mehr nicht machen kann.
Hätte ich Weisungsbefugnis gäbe es eine deutliche Ansprache + Schriftstück was unterschrieben werden muss.
Beim Verstoß direkt Abmahnung fertig. Sowas würde ziehen, definitiv.
Die Leute werden die Türen vermutlich weiter blockieren bis mal etwas passiert.
Warum sollte ich mir darüber dann noch den Kopf zermatern wenn ich es eh nicht verhindern kann?
Ein Kampf gegen Windmühlen leider.